Стандартный порядок регистрации

Шпаргалки на телефон — незаменимая вещь при сдаче экзаменов, подготовке к контрольным работам и т.д.
Благодаря нашему сервису вы получаете возможность скачать
на телефон шпаргалки по документоведению и делопроизводству.
Все шпаргалки представлены в популярных форматах fb2, txt, ePub , html,
а также существует версия java шпаргалки в виде удобного приложения для мобильного телефона, которые можно скачать за символическую плату.
Достаточно скачать шпаргалки по документоведению и делопроизводству — и никакой экзамен вам не страшен!

Сообщество

Не нашли что искали?

Если вам нужен индивидуальный подбор или работа на заказа — воспользуйтесь этой формой.

Следующий вопрос »

Регистрация документов — запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

Регистрация преследует три цели:

учет документов, то есть создание банка данных о документах организации;

контроль их исполнения;

поиск документов.

Процедура регистрации состоит из двух этапов:

проставление отметки на документе;

заполнение регистрационной формы, установленной в организации (журнал, карточка, электронная карточка).

При регистрации документы делятся на несколько групп, каждая из которых регистрируется отдельно:

входящие документы;

исходящие документы;

внутренние документы.

Из документа в регистрационную форму, как правило, выписываются следующие сведения:

дата получения и входящий индекс (номер);

дата и индекс документа, присвоенный ему организацией-автором;

автор (корреспондент), то есть чей это документ;

заголовок (о чем документ);

резолюция (срок исполнения, исполнитель);

ход исполнения (отметки о контроле);

номер дела, куда подшит документ после исполнения.

Индексация документов — присвоение документам регистрационных номеров (порядковых номеров и условных обозначении) при регистрации.

При регистрации каждой группы документов должны применяться единые унифицированные способы присвоения номеров (индексов).

Порядковые регистрационные номера присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы.

В зависимости от объема документооборота для регистрации документов используются различные формы: журнальная, карточная и электронная.

В небольших организациях с объемом документооборота менее 500 документов в год используются журналы для регистрации всех видов документов. В этом случае рекомендуется использовать следующую форму журнала (табл. 1).

Соответственно, для регистрации исходящих и внутренних документов также заводятся свои журналы, форма которых представлена в табл. 2.

Более удобной является карточная форма регистрации. Регистрационные графы в журнале и регистрационно-контрольной карточке (РКК) существенных различий не имеют.

В необходимых случаях, вызванных спецификой деятельности организации, допускается введение в лицевую сторону карточки дополнительных реквизитов, например: «Количество листов», «Расписка в получении документа» и др. Расположение реквизитов произвольное.

Количество экземпляров регистрационно-контрольных карточек определяется числом справочных и контрольных картотек в структурных подразделениях, где документ будет исполняться и контролироваться.

Форму карточки и расположение в ней реквизитов может определить организация и записать в инструкцию по делопроизводству. Бланки РКК изготавливаются типографским способом или методом оперативной полиграфии на плотной бумаге светлых тонов формата А-5 или А-6.

В примере приведена типовая регистрационно-контрольная карточка (РКК).

Количество экземпляров заполняемых регистрационных карточек определяется организацией.

Преимущества карточной формы регистрации:

для регистрации входящих, исходящих и внутренних документов рекомендуется единая форма карточки;

карточки можно заполнять на машинке в нескольких экземплярах (для контрольной картотеки, структурных подразделений);

РКК можно группировать в картотеки по различным признакам, что позволяет быстро находить информацию при большом объеме документов.

Наиболее рациональной формой является электронная регистрация документов.

В этом случае на экран выводится карточка с графами, аналогичными традиционной, и в нее заносятся сведения о документе. Данные о документе, заложенные при его регистрации, будут использованы в программах по автоматизированному контролю и справочной работе. Электронная регистрация документов позволяет осуществлять быстрый поиск нужной информации, получать статистическую отчетность по любому выбранному параметру, организовывать контроль исполнения документов и многое другое.

Предпринимательство является одним из основополагающих элементов отечественной экономики. Именно поэтому, в последнее время, упрощается порядок регистрации ИП. Сама процедура носит уведомительный характер и в ней может быть отказано.

Индивидуальным предпринимателем может стать любое физическое лицо, которое является дееспособным и способным зарегистрировать свою деятельность на законных основаниях. Гражданин может работать на постоянном месте трудоустройства или учиться в высшем учебном заведении.

Стоит отметить, что для государственных служащих существуют некоторые ограничения. В общем виде, установленный порядок регистрации ИП имеет несколько особенностей, а также преимущества и недостатки.

Первоначальные действия

Подготовка документации

Регистрация индивидуальных предпринимателей обычно проводится в местном отделении ФНС. Туда же сдается вся будущая отчетность и осуществляется выплата налогов.

Стоит отметить, что лицо может организовать свою деятельность в любом населенном пункте Российской Федерации. Сам процесс регистрации не является сложным, но для получения необходимых бумаг каждое лицо должно посетить ближайший орган налоговой инспекции.

Для регистрации должен быть подготовлен следующий комплект бумаг:

  • паспорт гражданина РФ и копии всех страниц;
  • справка об оплате государственной пошлины и ее копия;
  • документ, подтверждающий постановку на учет в налоговые органы;
  • заявление на регистрацию по форме Р21001, заполненное печатными буквами;
  • заполненную справку на применение определенной системы налогообложения.

Форма 21001

Если у гражданина отсутствует индивидуальный налоговый номер, то его можно оформить одновременно с подачей заявления на открытие ИП. Для этого необходимо к основному пакету документов приложить соответствующее заявление.

Если индивидуальный предприниматель оформляется самостоятельно и приносит все документы лично, то он может оформить заявление только при участии инспектора. Именно поэтому не рекомендуется ставить подпись в заявлении заранее. В бланке в обязательном порядке должна быть заполнена вся кодификация. Стоит отметить, что кодов может быть несколько.

Подача портфеля бумаг

Если лицо осуществляет процесс регистрации в самостоятельном порядке, то он должен предоставить полный пакет документов в отделение ФНС. Необходимо передать бумаги сотруднику в соответствующем окне и расписаться в заявлении. После этого лицу передается расписка о сдаче документов.

В некоторых случаях регистрация может быть осуществлена при участии фирмы-посредника, которая самостоятельно подготавливает всю документацию. В данной процедуре есть один существенный недостаток – посредник может потребовать деньги за оказание данного рода услуги.

Процедура регистрации осуществляется в течение 5 рабочих дней, а после истечения данного срока необходимо посетить отделение налоговой службы и получить документы на ИП

Список документов, которое получает лицо, имеет следующий вид:

  • оформленное свидетельство о регистрации ИП;
  • справка о постановке на учет в налоговых органах;
  • справка из единого государственного реестра предпринимателей;
  • уведомлении о регистрации в Пенсионном Фонде;
  • справка с присвоенными кодами Центра Российской Статистики.

Оформления заявлений

Порядок регистрации ИП включает в себя выбор системы налогообложения. Для этого необходимо предварительно оценить преимущества каждой системы для деятельности будущего предпринимателя.

Например, это может быть:

Основная система Может быть применена ко всем организационным формам, предусматривает наличие наиболее полной отчетности и повышенное количество налоговых сборов.
Упрощенная система Может быть применена на основе заявления предпринимателя и является наиболее популярной среди всех возможных опций, предусматривает небольшие налоги и простую форму ведения отчетности.
Патентная система Может быть использована только на основании регионального законодательства.

К выбору системы необходимо отнестись с особенной тщательностью. Это обуславливается тем, что ее изменение возможно только после истечения определенного периода – для многих предпринимателей данный промежуток времени может составить 12 месяцев.

Главные этапы

По состоянию на 2020 год оформить ИП можно в самостоятельном порядке или путем обращения в специальные компании, которые смогут в полной мере подготовить все бумаги.

Процесс регистрации имеет следующую последовательность:

  • ознакомиться с особенностями налогообложения на территории РФ;
  • выбрать кодификацию, которая будет соответствовать сфере деятельности будущей компании;
  • оформить основной пакет бумаг;
  • подать документы в любое отделение налоговой службы;
  • получить ответ от сотрудников ФНС (будет дан комментарий о подтверждении или отказе в регистрации);
  • направить всю актуальную информацию о предпринимателе в соответствующие фонды (например, в пенсионный фонд РФ);
  • открыть расчетный счет в любой финансовой организации для осуществления коммерческих операций (стоит отметить, что данный этап не является обязательным).

Порядок регистрации ИП в контролирующих органах

Процедура регистрации ИП предусматривает необходимость подачи комплекта документов сразу в несколько государственных органов.

Существует следующий установленный порядок подачи пакета:

  1. Регистрация в Федеральной налоговой службе с уведомлением Роспотребнадзора и Госавтонадзора.
  2. Регистрация в Пенсионном Фонде РФ.
  3. Подача заявления на получение печати индивидуального предпринимателя – в некоторых случаях.
  4. Открытие счета в банке.

Для регистрации в ФНС необходимо предоставить пакет документов в региональное отделение налоговой службы. Важно предварительно ознакомиться со сведениями, которые представлены на информационном стенде в здании, а также сверить правильность оформления всех бланков. Требуется предъявить паспорт и передать документацию. Сотрудник организации должен выдать соответствующую расписку, подтверждающую принятие бумаг.

Что касается регистрации в Пенсионном Фонде, то она должна быть осуществлена по месту постоянной прописки гражданина. Такая процедура обязательна даже для тех потенциальных компаний, у которой не планируется постоянный штат работников. В этом случае необходимо указать только одно лицо и платить взносы только для себя.

Что нужно взять на заметку

Сравнение способов

Процесс оформления ИП имеет несколько вариантов, основные из которых представлены ниже в табличном варианте:

Способ Стоимость оформления Плюсы Минусы
Самостоятельное оформление Оплата государственной пошлины в размере 800 рублей. Физическое лицо может получить неоценимый опыт в подготовке пакета документов, а также навыки коммуникации с контролирующими инстанциями. Нет затрат на услуги сторонних компаний. Возможна значительная экономия времени при использовании услуги регистрации ИП в режиме онлайн. Нет, если лицо следует стандартным правилам процедуры регистрации.
Оформление при участии посредника Оплата услуг, предоставляемых специализированной организацией – до 5 000 рублей. Значительная экономия времени на сбор документов, открытие счета в финансовой организации, а также на изготовление печати. Дополнительно оплачивается государственная пошлина. К паспортным данным и контактной информации лица могут получить доступ сторонние лица, выступающие в качестве законного представителя.

Стоит отметить, что, если физическое лицо является безработным и не состоит на учете в соответствующих контролирующих органах, то государство может компенсировать все издержки на оформление ИП. Для этого важно наличие специального идентификационного номера.

Однако, в некоторых случаях, при его отсутствии можно подать заявление и приложить определенные документы, подтверждающие факт отсутствия постоянного места работы. В данном случае срок рассмотрения заявления увеличивается.

Куда обращаться

Если основной вид планируемой деятельности связан с пассажирскими и грузовыми перевозками или с транспортировкой розничной продукции, а также с размещением рекламной информации на средствах передвижения, то оформляемое лицо должно подать отдельное заявление по месту жительства в ФНС.

В некоторых регионах РФ потенциальные предприниматели могут воспользоваться услугой регистрации в режиме онлайн на официальном сайте ФНС. С помощью данного сервиса можно заполнить и подать соответствующее заявление, а также оплатить государственную пошлину. Для получения готовой документации на ИП требуется обратиться в местный орган государственной регистрации.

Стоит отметить, что при выборе системы налогообложения ЕНВД необходимо дополнительно зарегистрироваться в отделении налоговой службы по месту будущего осуществления деятельности компании

Плюсы и минусы процедур

Правила оформления ИП в режиме онлайн предусматривают то, что потенциальный предприниматель может воспользоваться совершенно бесплатной услугой без последующего открытия банковского счета.

Среди основных преимуществ данной опции стоит выделить следующие:

  • бесплатность;
  • значительная экономия времени;
  • невозможность отказа на основании наличия ошибки в заявлении.

Минусов в данной опции нет. На выходе каждое лицо получит заполненные документы для регистрации ИП. Также сотрудники контролирующих органов могут предоставить дополнительные сведения по выбору системы налогообложения.

Оформление ИП сторонней компанией имеет следующие плюсы:
  • экономия времени на сбор и подачу документации;
  • исключение возможности отказа;
  • лицо может самостоятельно не посещать отделение налоговой службы.
Среди минусов особенно выделяются:
  • высокая стоимость процедуры;
  • необходимость посещения нотариуса;
  • повышенный срок выдачи документов;
  • для получения документов необходимо самостоятельно посетить ФНС и расписаться в соответствующем бланке.

Что касается оформления ИП путем подачи документов почтой РФ, то данный способ является гораздо менее затратным, чем оформление при участии посредника. Для оформления не обязательно посещать отделение ФНС.

Среди минусов стоит выделить следующие:

  • срок регистрации автоматически увеличивается за счет времени, отведенного на пересылку почтовой корреспонденции;
  • необходимо посещение нотариуса и оплата его услуг;
  • необходимо посещение отделения Почты России и оплата соответствующих услуг.

Порядок регистрации компании определяется, исходя из организационно-правовой формы юридического лица (ООО, АО и пр.), но во всех случаях регистрации коммерческих организаций пакет необходимых для регистрации документов обязательно включает в себя следующее:

  • Устав юридического лица;
  • Решение о создании (или Протокол, если число участников 2 и более);
  • Заявление по форме Р11001;
  • Заявление о выборе системы налогообложения (в случае, если Вы выбрали УСН);
  • Документ, подтверждающий право будущего юридического лица на нежилое помещение, в котором будет находиться руководитель организации;
  • Квитанцию об уплате государственной пошлины.

Вышеуказанные документы подаются в регистрирующий орган, которым в настоящее время является специализирующийся на регистрации юридических лиц налоговый орган.

Устав является важнейшим документом. В нем указываются следующие сведения о компании:

  • Фирменное наименование (полное и сокращенное),
  • Предмет, цели, виды деятельности,
  • Местонахождение,
  • Размер уставного капитала,
  • Сведения о филиалах (представительствах) юридического лица,
  • Состав, компетенция и срок полномочий органов управления,
  • Права и обязанности участников,
  • Порядок хранения документов
  • Другие сведения, установленные законом.

Прочие сведения, которые должны быть включены в устав компании, устанавливаются соответствующим законом, регламентирующим создание и деятельность юридического лица определенной организационно-правовой формы, например Федеральным законом «Об обществах с ограниченной ответственностью», Федеральным законом «Об акционерных обществах» и пр.

Устав должен быть оформлен в соответствии с законодательными требованиями. Неверное оформление Устава может привести к серьезным неприятностям как на этапе регистрации компании (в виде отказа в государственной регистрации), так и в ходе ведения компанией своей деятельности.

Требования к содержанию и порядку оформления документов, подаваемых в налоговый орган для регистрации компании, устанавливаются законами и подзаконными актами, а положения, ими не установленные или двояко толкуемые, разъясняются Федеральной налоговой службой России в виде соответствующих писем, а порой даже в устной форме в виде консультаций сотрудников службы на местах, в силу чего порядок регистрации компании в регионах России может значительно различаться.

Если порядок регистрации компании соблюден верно, и все документы заполнены без ошибок, помарок и неточностей, то через 5 рабочих дней будет внесена в ЕГРЮЛ соответствующая запись о вновь созданной компании и Вы сможете получить учредительные и регистрационные документы.

Далее Вам предстоит изготовить печать организации, открыть расчетный счет, направить соответствующие уведомления в контролирующие организации, разработать необходимые локальные акты Вашей компании, оформить прием работников, после чего можно начинать коммерческую деятельность.

Консалтинговая группа «Профлигал» оказывает полный спектр услуг, связанных с выполнением всех вышеуказанных действий, необходимых для организации и ведения Вашего бизнеса.

Стоимость регистрационных услуг:

Услуга

Стоимость (руб.)

Регистрация

Регистрация ООО

6 000

Регистрация Акционерного общества

15 000

Регистрация филиала / представительства

5 000

Регистрация некоммерческой организации (НКО)

23 000

Отдельные регистрационные и сопутствующие услуги

Оформление стандартного пакета документов для ООО

2 500

Оформление стандартного пакета документов для Акционерного общества

10 000

Оформление стандартного пакета документов для НКО

15 000

Разработка индивидуального устава

2 500

Сопровождение у нотариуса

2 000

Подача и получение документов в регистрирующем органе

2 000

Открытие расчетного счета

3 000

Изготовление печати

от 400

Кроме того, мы можем предложить Вам оказание регистрационных и сопутствующих услуг исходя из Ваших индивидуальных предпочтений.

Для расчета точной стоимости таких услуг свяжитесь с нами:

  • по телефону: +7 (921) 916-07-18
  • или по электронной почте: [email protected]

А также Вы можете оставить заявку на оказание услуг по этой форме.

   happysan

29.06.11 — 12:40

Создал в КД2 правила обмена данными и правила регистрации объектов для плана обмена, но не пойму как можно использовать правило регистрации объектов в обработке «Универсальный обмен XML»?

   Рэйв

1 — 29.06.11 — 12:41

Универсальный обмен и УРБД это как бы две разных разницы.

   Aleksey

2 — 29.06.11 — 12:42

(

0

) Я так понимаю «Методика использования конвертации данных и планов обмена.doc» выкурена, и все равно остались вопросы?

   happysan

3 — 29.06.11 — 12:44

(

1

)у меня не урбд (

2

) там про правила регистрации объектов ни слово ни сказано

   Aleksey

4 — 29.06.11 — 12:46

(

3

) Тогда что в твоем понимание «правила регистрации объектов»

   Aleksey

5 — 29.06.11 — 12:47

вообще то с помощью КД, ты написал правила конвертации объектов. Далее нужно выбрать, а собственно какие объекты мы хотим выгружать. Для этого есть механизм регистрации изменений, который используется как в УРИБ, так и можно использовать просто регистрировать изменения в плане обменов, и выбирать из таблицы изменений нужные данные.

   Жан Пердежон

6 — 29.06.11 — 12:48

В универсальном обмене план обмена юзаешь? вот это оно

   Aleksey

7 — 29.06.11 — 12:48

Вопрос в чем? Как включить автоматическую регистрацию изменений объектов?

   happysan

8 — 29.06.11 — 12:49

(

4

)это не в моём понимании, а для общего развития xml файлик созданный в КД2 и называется правила регитрации объектов

   happysan

9 — 29.06.11 — 12:51

я использую планы обмена в обработке «Универсальный обмен XML», но создал так же наряду с правилами обмена в кд2 ещё и правила регситрации объектов, чтобы регистрировались изменения по определённой организации, теперь не знаю куда воткнуть этот xml файлик правил регистрации объектов!!!!!!!!!!!!!

   Рэйв

10 — 29.06.11 — 12:53

(

0

)>>xml файлик созданный в КД2 и называется правила регитрации объектов

Может все таки «правила обмена»?

 
 Рекламное место пустует

   happysan

11 — 29.06.11 — 12:54

(

10

)НЕТ, есть отдельно правила обмена и есть правила регистрации-это разные понятия!!!

   Aleksey

12 — 29.06.11 — 12:54

(

10

) Это в последний конверташках появилось

   happysan

13 — 29.06.11 — 12:56

да появилось, но не могу применить по назаначению)))

   happysan

14 — 29.06.11 — 12:56

нет инструкции как это применить,офигеть

   Aleksey

15 — 29.06.11 — 12:56

(

10

)

Новое в версии 2.1.4.1

Правила регистрации объектов:

Появилась возможность задавать режим использования правила регистрации. Теперь пользователи обмена в режиме 1С:Предприятие могут выбирать режим выгрузки объектов из трех возможных вариантов: «Выгружать всегда», «Выгружать по условию», «Выгружать при необходимости».

Появились три новых обработчика событий: «При обработке», «При обработке (дополнительный)» и «После обработки».

Создан программный интерфейс для работы с правилами регистрации объектов из тела обработчиков событий. Описание интерфейса приведено во встроенной справочной системе конфигурации: «Справка» –> «Информация об обработчиках» –> «Процедуры и функции обработчиков событий правил регистрации объектов».

Создан отчет по правилам регистрации объектов.

Описание метаданных конфигурации дополнено информацией о составе плана обмена.

   Aleksey

16 — 29.06.11 — 12:57

()14 Я надеюсь обработку по выгрузки используешь последней версии?

   Aleksey

17 — 29.06.11 — 13:05

И кстати

Примечание:

* для использования нового функционала необходимо наличие встроенной подсистемы «Обмен данными» из состава конфигурации «Библиотека стандартных подсистем 8.2» в разрабатываемой конфигурации.

   happysan

18 — 29.06.11 — 13:10

непрозрачно как то

   Aleksey

19 — 29.06.11 — 13:11

(

18

) А если так

Версия 2.1.1.1
Новое в версии

Конвертация данных 2.1
Добавлен новый функционал. Появилась возможность интерактивно настраивать правила регистрации объектов на узлах планов обмена*. Поддерживается выгрузка и загрузка правил регистрации из XML-файла. Подробнее о правилах регистрации можно узнать в разделе быстрого освоения программы (меню «Справка»/»Быстрое освоение»).
Исправлены выявленные ошибки
.

   Примечание:

   * для использования нового функционала необходимо наличие встроенной подсистемы «Обмен данными» из состава конфигурации «Библиотека стандартных подсистем 8.2» в разрабатываемой конфигурации.

(с) http://v8.1c.ru/news/newsAbout.jsp?id=4520

   happysan

20 — 29.06.11 — 13:24

(

19

)спасибо за цитирование, всё это читалось, сам хоть понял как это использовать на деле?

   Aleksey

21 — 29.06.11 — 13:50

(

20

) В типовых этого нет — поэтому нет

   acsent

22 — 14.07.11 — 10:54

(

21

) Как это нет, в УТ11 во всю юзают.

Самому придется разбираться ((

ВНИМАНИЕ! Если вы потеряли окно ввода сообщения, нажмите Ctrl-F5 или Ctrl-R или кнопку «Обновить» в браузере.

Формы регистрации
документов могут быть трех видов:
жур­нальная, карточная и автоматизированная
электронная (на ПЭВМ).

Журнальная
система регистрации*

нужна тогда, когда учет доку­ментов
выступает на первое место, предотвращает
претензии со сто­роны граждан,
конфликтные ситуации и т.п., например,
при выдаче документов об образовании,
трудовых книжек, пропусков. Это, как
правило, документы, регистрационный
индекс которых состоит из порядкового
номера. Банки, например, ведут журналы
учета догово­ров о депозитном вкладе,
счетов фирмы и т.д
. Журнальная система
регистрации используется в работе с
документами ограниченного доступа:
секретными, конфиденциальными
. Для
каждой категории документов обычно
разрабатывается своя форма журнала с
разной степенью дробности сведений о
документе
. Так, журнал учета кон­фиденциальных
документов имеет следующие графы **:

* Журнальная система
регистрации введена Генеральным
регламентом Петра I в 1720 г.

** Алексенцев
А.И.
Подготовка и издание конфиденциальных
документов на бу­мажных носителях //
Секретарское дело.— 1999. — № 3, с. 30.

Форма регистрационного
журнала обычных входящих доку­ментов
проста и может иметь такие графы:

Журнальная
система удобна и в том случае, когда в
органи­зацию поступает очень
незначительное количество документов.

Для организаций,
имеющих значительный документооборот,
журнальная форма регистрации в настоящее
время не применяет­ся (устарела), так
как имеет ряд существенных недостатков:

• поскольку запись
в журнал ведется в последовательности
поступления документов, регистрацию
может вести только один человек. Поэтому
при большом количестве посту­пивших
документов процесс регистрации занимает
значи­тельное время, что естественно
приводит к задержке даль­нейшей работы
с документом;

• журнальная
система регистрации неизбежно приводит
к дублированию этой операции, так как
данные о документе нужны не только в
канцелярии, но и в структурных
под­разделениях, куда он передается
для исполнения, и доку­мент регистрируется
повторно во всех отделах, через кото­рые
проходит. В результате ранее в крупных
учреждениях документ регистрировался
три-пять раз в различных фор­мах
журналов;

• журнальная
система регистрации делает практически
не­возможной справочную работу по
документам, так как при хронологической
записи документов для их поиска надо
знать хотя бы приблизительно дату
получения документа;

• при журнальной
системе регистрации невозможно вести
сроковый контроль за исполнением
документов, так как документы имеют
разные сроки исполнения и для выявле­ния
документов, срок исполнения которых
истекает на оп­ределенную дату, надо
просматривать все записи в журнале. В
связи с этим на документы, требующие
контроля, в орга­низациях обычно
заполняли дополнительные контрольные
карточки, т.е
. операция регистрации
дублировалась.

Указанные
недостатки журнальной системы регистрации
позволяет преодолеть карточная
система регистрации.

Она появляется в начале XX в. и находит
широкое распростране­ние в странах
Европы
. В нашей стране попытки внедрить
карточную систему регистрации были
предприняты в 1920-е годы, но, к сожалению,
эта прогрессивная для того времени
форма регистрации не удержалась в
советских учреждениях. Активно карточная
система стала внедряться в делопроизвод­ство
с разработкой ЕГСД.

Преимущество
карточной системы регистрации заключается
в следующем:

• регистрацией
одновременно могут заниматься несколько
работников;

• карточки можно
изготовить в необходимом количестве
эк­земпляров и, следовательно, отпадает
необходимость в по­вторной регистрации
документов в структурных подразде­лениях;

• карточки
«подвижны», их можно систематизировать
по различным признакам и создавать
картотеки. Таким обра­зом, карточная
система регистрации обеспечивает
инфор­мационно-справочную работу;

• карточная система
регистрации позволяет сразу же один
экземпляр карточки передать в сроковую
картотеку для контроля за исполнением
документов.

Преимущества
карточной системы регистрации позволяют
значительно поднять уровень организации
делопроизводствен­ного обслуживания
в учреждении.

Форма
карточки (РКК — регистрационно-контрольной
карточ­ки) и расположение в ней
реквизитов могут быть определены в
самом учреждении и записаны в инструкцию
по делопроизводству.

Можно предложить
следующую форму регистрационной карточки
на формате А5 (148×210) или А6 (105×148):

Вычертив на формате
А5 или А6 такую форму карточки, ее
размножают на ксероксе, выбрав достаточно
плотную бумагу. Для различных регистрируемых
групп документов можно ис­пользовать
карточки разных цветов, цветовые полосы
по верх­нему полю или по диагонали.

Для ведения
карточной системы регистрации в ручном
ре­жиме необходимо иметь тираж карточек
на год и, как минимум, два картотечных
ящика для хранения карточек: в сроковой
кон­трольной картотеке и справочной
картотеке.

Количество
экземпляров заполняемых регистрационных
кар­точек определяется учреждением.
Как правило, таких карточек заполняется,
как минимум, две. Заполнив карточку,
одну из них помещают в сроковую картотеку,
другую — в информационно-справочную,
а документ передают исполнителю для
работы с ним. Но чаще изготавливают три
экземпляра карточки
. Из них два ставят
в картотеки (справочную и контрольную),
а третий экземпляр передают с документом
исполнителю. Если справоч­ные картотеки
строят по различным признакам, например,
по корреспондентам, регионам или по
вопросам, то соответственно увеличивают
количество карточек, чтобы экземпляров
хватило для каждой картотеки
. В этом
случае количество экземпляров карточки
в крупных учреждениях возрастет до
пяти-шести
. Есте­ственно, что создание
и ведение больших картотек — это
трудо­емкая работа и она была поставлена
лишь в отдельных учрежде­ниях, имеющих
хорошо организованную делопроизводственную
службу
. Избавиться от громоздких картотек
и организовать трудо­емкую
информационно-справочную работу
практически в любом учреждении позволило
внедрение компьютерных технологий.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями: